Cómo aprovechar la potencia de logistics en VTEX en momentos de alta demanda

¿Qué pasa con tus entregas cuando se acerca una semana o fecha de ventas masivas?

¿Cómo gestiona tu tienda VTEX la logística en momentos de alta demanda o zafra?

En esta entrada comentaremos los aspectos y arreglos a tener en cuenta en la plataforma para poder cumplir con las entregas en momentos de alto volumen de ventas (y de transmitirlo correctamente en los mensajes pre-venta).

VTEX es una plataforma multicommerce que destaca por su potencia en gestionar escenarios logísticos complejos. Sean entregas locales, nacionales a mundiales, podrás reflejar siempre los costes adecuados con los plazos que cada transportadora maneja, sin dejar “baches” de cotización (donde se tenga que restringir la entrega a ciertas zonas por no poder segmentarlas, o colocarles valores elevados para “cubrirse”).

Es por eso que hoy veremos cómo ajustar el módulo LOGISTICS de VTEX y otros relacionados para extender los plazos de entrega en momentos de alta zafra.

Antes de comenzar, es bueno repasar cómo se calculan los tiempos de entrega dentro de VTEX: son la suma de los plazos indicados (Time Cost) de Inventarios + Muelles + Transportadoras habilitadas en el módulo Logistics.

Lo primero será conocer de primera mano por parte del personal que gestiona nuestras entregas cuál pueda ser la capacidad máxima de envíos para la fecha donde se estima el cuello de botella.

Una vez tenemos la estimación de retraso, deberemos hacer lo siguiente:

• Si se produce demora en reponerse los productos, o en darse de alta en sistema, tiene que incrementarse el Time Cost del Inventario en cuestión.
• Si existe retraso en el sector de pick and pack, pero no en el input de productos ni la transportadora, podemos agregar días en el Time cost del Muelle en donde ocurrirá la situación.
• Si además de la demora dentro de nuestros depósitos, la transportadora refiere que también ellos estarán con mayor trabajo para la fecha, tendremos que ingresar a la planilla de flete registrada (cadastrada) y sumarle los días de demora al tiempo normal. Es altamente recomendable primero hacer una copia de seguridad de la planilla, la cual volveremos a cargar al momento de normalizarse la situación.

En ocasiones ocurre que al acercarse la fecha de mayor demanda (por ejemplo, Navidad, Día de la Madre o del Padre, Día del Niño y similares) el sector de pickeo de nuestra empresa colapsa. En concreto, ya conocemos que dos días antes ya no pueden dar abasto para nuevos pedidos, y tienen una cola de atraso.
Para ocasiones así, lo mejor es dentro del módulo “Logistics” de VTEX cargar como feriados ese par de días previos + el del evento, lo cual provocará que el usuario de la tienda no pueda escogerlos en el checkout como opciones para retirar o recibir la compra.
Esta carga de feriados no debe darse hasta un par de días antes del evento, de lo contrario se pondrán como no disponibles en el Checkout esos días mucho antes de poder cubrirse la capacidad “normal” de entregas.

Además de todo lo anterior, usualmente se incorporan mensajes de promesa de entrega en los emails transaccionales relacionados con la compra: orden creada y/o paga, orden facturada, pedido enviado (la cantidad dependerá de la configuración hecha en VTEX, aunque siempre existe el de orden creada y paga). Estos deben ajustarse en el módulo “MESSAGE CENTER” tanto antes como después, para dejar los plazos informados en su estado habitual.

Para finalizar, debemos tener presente que usualmente en páginas institucionales –promociones, legales, métodos de envío o similares- aparecen referencias a los plazos de entrega que tienen que ajustarse (salvo que ya existe una especie de “disclaimer” o aclaración que informe que en épocas de alta demanda pueden existir demoras de hasta “XX” días).

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